Dosarele de personal și înregistrările de personal într-o întreprindere mică

De regulă, este irațional să se creeze un serviciu special de personal într-o întreprindere mică. Deoarece volumul de lucru cu personalul în întreprinderile mici este de obicei mic, documentația personalului este atribuită unuia dintre angajați, cel mai adesea un secretar sau un contabil. Și acest lucru este logic, crearea unei rate speciale în acest caz nu este pur și simplu profitabilă din punct de vedere economic.

Caracteristicile specifice ale afacerilor mici sunt astfel încât înregistrările personalului pot fi menținute în volumul minim acceptabil, care satisface nevoile și cerințele unei întreprinderi mici, în timp ce se efectuează numai cele mai necesare funcții. Trebuie să se țină seama de faptul că personalul care lucrează în organizații mici se desfășoară în principal după cum este necesar, mai degrabă decât permanent și se reduce la selecție și recrutare, concedierea personalului, gestionarea salariilor și controlul disciplinei muncii, prioritatea sărbătorilor. Cu toate acestea, politica de personal nu își pierde importanța cheie în crearea unei echipe profesionale și cohesive.

În ciuda absenței unui departament specializat de personal într-o întreprindere mică, este imposibil să se neglijeze organizarea gestionării evidenței personalului. Documentația privind personalul, deși într-o cantitate redusă, ar trebui să fie menținută în conformitate cu normele stabilite și cu legislația existentă, iar necesitatea nu ar trebui subestimată.

Din punct de vedere legal, organizarea corectă și rațională a lucrărilor de birou asigură optimizarea circulației documentelor și reducerea cantității de documentație, crește eficiența muncii personalului. Dosarele de evidență a personalului documentează relațiile de muncă. Chiar și lista minimă a documentelor necesare desfășurării într-o întreprindere mică este destul de mare. Acestea sunt principalele documente:

• ordine și ordine de angajare;

• masa de personal;

• contracte de muncă;

• cartele personale;

• ordinele de acordare a concediilor;

• programul de sărbători;

• comenzi pentru transferul la un alt post, combinând posturi ;

• ordine de concediere;

• foi de timp;

• regulile reglementărilor interne și ale disciplinei muncii ;

• dispoziția care reglementează protecția datelor cu caracter personal;

• cărți de lucru și o carte de înregistrare;

• documentația privind protecția muncii.

Orice documentație de personal din această listă are o valoare legală, și adesea comercială, ceea ce confirmă importanța întreținerii sale și necesitatea înregistrării corecte. Aceste documente confirmă drepturile și obligațiile angajatorului și angajatului și, dacă este necesar, devin dovezi importante în situațiile în litigiu.

Documentarea relațiilor de muncă oferă garanții de pensie, sociale și de altă natură acordate angajaților prin legea rusă. Documentația personalului servește ca bază pentru calcularea salariilor, a beneficiilor, a bonusurilor, pentru a determina experiența de asigurare și de muncă, calculul pensiilor, deci o abordare responsabilă și incontestabilă a proiectării acestor surse este importantă. Atitudinea necondiționată față de gestionarea documentelor poate afecta negativ bunăstarea atât a întreprinderii, cât și a angajaților săi.

Din nefericire, lipsa ofițerilor de personal profesional în întreprinderile mici conduce deseori la o calitate scăzută a gestionării dosarelor de personal și, prin urmare, la încălcarea legislației muncii.

Pentru a ajuta la eliminarea unor astfel de încălcări înainte ca aceștia să fie identificați de inspecția muncii sau fiscală sau reprezentanții fondului de asigurări sociale, poate fi efectuat un audit. Auditul documentelor de personal oferă un set de acțiuni pentru a verifica corectitudinea executării documentelor și corectitudinea păstrării evidenței. Auditorii vor primi o evaluare expertă a riscurilor în caz de încălcări descoperite și recomandări pentru optimizarea înregistrărilor HR pentru a le elimina.

Prin optimizarea documentației de personal, este posibilă nu numai evitarea sancțiunilor din partea organismelor de control, dar și îmbunătățirea controlabilității personalului, asigurarea transparenței relațiilor de muncă și protecția drepturilor angajaților.