Care ar trebui să fie controlul executării documentelor

Controlul competent de executare a documentelor (ca, într - adevăr, și toate celelalte manifestări de supraveghere) nu este doar unul dintre elementele - cheie ale managementului, dar , de asemenea , funcția de bază a managementului organizațiilor. Sarcina sa principală este că orice ordin a fost executat în mod eficient și în timp util. În cursul activităților descrise, două tipuri de operațiuni: controlul de executare a documentelor pe fond și Srokowo de supraveghere. Primul este furnizat de către liderii de toate gradele. Al doilea - prerogativa exclusivă a serviciilor preșcolare. Tradus în limba umană acronimul reprezintă întreținerea documentară a managementului.

Activitățile DOW implică mai multe etape:

• Pentru setarea (ordine și așa mai departe) privind controlul, formularea mărcii speciale pe această într-o formă adecvată (înregistrare);
• sistematizarea formelor în funcție de perioada de performanță;
• notificarea producerii Executivului zilei „X“ în ordinea de transmisie (instrucțiuni, și așa mai departe) timp de trei zile înainte de data când expiră alocat timp pentru a finaliza sarcina, iar în ultima zi;
• Notificare Controler (cap) al apariției artistului de verificare de timp (o zi înainte de expirarea zilei atunci când sarcina atribuită trebuie efectuate).

În plus, POC poate transporta termenele de executare a ordinelor. Acest serviciu poate fi, de asemenea, eliminate documentele de control al execuției. Dar acest lucru necesită un scris (în unele cazuri, poate fi orală) soluționarea primului șef al organizației.

Astăzi, multe întreprinderi a introdus un sistem automat de control al îndeplinirii ordinelor. Acesta nu este numai rațională, dar, de asemenea, foarte pretentios în ceea ce privește cerințele pentru „hardware“, adică pentru computere personale, care a instalat software-ul corespunzător. Apropo, aceste sisteme sunt, de asemenea, numit documentul electronic. Acestea vă permit să efectuați automat toate funcțiile descrise mai sus (activități DOW).

Până în prezent, piața sistemelor software care au un control asupra executării documentelor, există produse și dezvoltatori interne și externe. Primul este de preferat, pentru simplul motiv că este nevoie de mai multă precizie în considerare specificitatea tratamentului cu documentația, ceea ce este tipic pentru companii și organizații rusești.

Cu toate acestea, nu toate companiile este posibil să se instaleze un sistem care va controla în mod automat executarea documentelor. Poate că nu este suficient de bani (sau la fel de rău neacoperit nevoia de sistem de automatizare). Sau volumul de valori mobiliare (de intrare și ieșire) sunt nesemnificative. În acest caz, putem recomanda astfel de organizații automatizeze cel puțin unele operații. Cerința minimă - prezența unei rețele locale de calculatoare. Dacă vorbim despre produse specifice, complexe de remarcat ASKID, Eufrat-documente și BOSS-referent. Apropo, ultimele două - sunt programe complexe pentru a automatiza pe deplin fluxul de lucru al întreprinderii.