Armonizarea și standardizarea documentelor. Dezvoltarea de unificare și standardizare a documentelor

Progresul științific și tehnologic și apariția unor multiple forme de proprietate a condus la extinderea relațiilor comerciale-economice și socio-culturale. Brusc intensificat procesele în societate a afectat volumele de proliferare ale fluxurilor de informații care sunt necesare pentru buna funcționare a unităților de management.

Ce este unificarea documentelor

Indiferent de domeniul de aplicare și domeniu: dacă activitatea publică sau industrie, educație sau de îngrijire a sănătății - unificarea mână și standardizarea documentelor se estompeze treptat în fundal. De la începutul secolului trecut prin prelucrarea datelor codifice le-a trecut treptat de la mână la metoda mecanizata, și în continuare - la automate.

Astfel, a trecut raționalizare de documentare. Conceptul de „unificare și standardizare a documentelor“, a fost conceput în acest stadiu. Cu toate acestea, în toate etapele fluxului de lucru și îmbunătățirea datelor este una și aceeași problemă. Adu pentru a automatiza haos imposibil, deoarece acest proces trebuie să fie precedată de unificarea și standardizarea documentelor, în general. Cu alte cuvinte, numai prin aranjarea de hârtie, puteți începe să prelucrarea și utilizarea acestora.

Scopuri și obiective ale unificării

Aspectele cheie în optimizarea oficiale administrative, economice și orice altă activitate sunt unificarea și standardizarea documentelor. explica pe scurt modul în care acest concept poate aduce documentul la un șablon generic, sistem uniform. Acest proces are un impact enorm asupra pregătirii imediate a oricărei documentații. Principiile de standardizare și unificare a documentelor sunt după cum urmează:

1. forme de dactilografiere Unite.
2. Stabilirea de cerințe uniforme de înregistrare a datelor, care rezultă în același tip de luare a deciziilor.
3. O reducere semnificativă a costurilor de natura diferită a materialelor de pregătire și de decor.
4. set Compatibil de baze de date uniforme, indiferent de industrie și de activitate.

Funcții de flux de lucru unificat

Trebuie să se înțeleagă că orice activități directe și să controleze o organizație, companie, tara, la urma urmei, este un sistem în care fiecare element devine una sau altă funcție. Printre acestea sunt generale (sau tipic) - cele care sunt inerente în activitatea oricărei instituții:,, funcții executive administrative de organizare de planificare, contabilitate, etc. În același timp, activitățile organizațiilor individuale sunt inerente în funcții speciale. De exemplu, obiectivele și țintele, bazate pe punerea în aplicare a activităților educaționale sunt tipice doar pentru subiecții acestei sfere.

Care este sistemul de documente

Sistemul Unificarea și de standardizare de management al documentelor este un material format pe baza relației lor de către:

• ocurență caracteristici;
• destinație;
• industrie;
• tip;
• Cerințe pentru compilarea.

Care sunt documentele într-un sistem unificat

documentație a sistemului poate fi obschefunktsionalnoy și industrie. În ceea ce privește primul tip, aici ar trebui să apară întrebări. Prin industrie sisteme includ documente care să reflecte specificul întreprinderii sau organizației. De exemplu, standardizarea și armonizarea documentelor vamale vor conține materiale care reglementează la controlul frontierei de stat și care traversează procedura exportate, bunurile importate.

În ceea ce privește materialele sunt interconectate și modul în care este relația dintre documentele celor două sisteme - funcționale și industrie depinde de mai mulți factori. În special, valoarea lor este predeterminată prin natura activităților unei organizații. În plus, unificarea și standardizarea documentelor administrative nu implică întotdeauna crearea unor prevederi privind organizatorice, executive sau activități administrative. Între timp, planul de documentare și de organizare administrativă, care conține punctele de control de bază, gestionarea, colaborarea și controlul activității organelor de stat, întreprinderilor, departamente și funcționari, bazate pe industrie și structuri funcționale.

Principalele etape ale unificare și standardizare

Probleme de standardizare și armonizare a documentelor comerciale apar adesea din cauza întârzierilor în alocarea blocurilor de documentare organizatorice și administrative, că pentru astfel de sisteme este de ajutor legal. Efectuarea armonizarea în timp util a documentelor de management comercial întreprindere presupune:

1. În cadrul formelor uniforme de documentare urmează să stabilească nomenclatura corespunzătoare.
2. Modelul general al sistemului de documentare clădirii se bazează pe forma, luată ca model.
3. O atenție specială este acordată regulilor sintactice ale documentației de construcție.

Înainte de această unificare și standardizare a documentelor sursă a avut loc cu toate cerințele pentru materiale la toate etapele de creație, de umplere, de prelucrare și de salvare. Considerăm că și capacitățile umane psihofiziologice și parametrii mașinii și echipamentele tehnice.

Caracteristicile de creare a standardelor

Este de remarcat faptul că rezultatele procesului de unificare a fost de a aduce șabloanele utilizate cel mai frecvent pentru forma juridică comună. Standardele dezvoltate pentru servicii, produse și ocuparea forței de muncă au o explicație la nivel legislativ federal. Conceptul de „unificare și standardizare a documentelor“, în acest caz, este determinat de activitățile de stat privind fixarea normelor și a specificațiilor pentru utilizarea repetată în mod voluntar.

Sarcina standardelor este crearea de ordine în sfera producției și a crește calitatea competitivă a produselor, serviciilor sau lucrărilor. Standardizarea și armonizarea documentelor comerciale urmărește, de asemenea, pentru a obține informații și compatibilitatea tehnică.

Problemele asociate cu unificarea documentației de comerț exterior

Mai mult, termenul „standard“ nu înseamnă doar conținutul documentului normativ. Legea Mecanismul de utilizare voluntară non-coercitivă a declarat în mod clar. standarde de stat au fost înlocuite destul de repede naționale. După introducerea de schimbări fundamentale rămâne doar problema standardizării și armonizării documentelor comerciale.

Deosebit de acută, și la această zi este problema standardelor de stat care reglementează procesul de pregătire a documentației pentru produsele exportate. Conform sistemului unificat, adoptat prin Legea federală „Cu privire la reglementarea tehnică“ din data de 01.07.2003, prevederile care sunt prezente în ea, nu respectă în totalitate cerințele documentației standardizate, cu toate acestea, continuă să fie utilizate în masă astăzi.

Rolul Comitetului de Stat pentru Standardizare în procesul de unificare și standardizare

Armonizarea și standardizarea documentelor - calea de Stat din Rusia Standard. Orice clasificatoare all-rus de forță tehnice, economice dobândi sociale juridice imediat după înregistrarea de stat. Controlul asupra punerii în aplicare a tuturor cerințelor incluse în actele individuale, poartă standard rus de stat și a altor organisme autorizate de stat în cadrul jurisdicției desemnate.

Principalele direcții de unificare și standardizare a documentelor sunt de a stabili probe uniforme, șabloane, formulare. Acest lucru poate fi standardele cerute în pregătirea documentelor pentru standarde pentru anumite tipuri de produse și sistem de documentare unificat. Acesta din urmă este un sistem de materiale creat de un reguli și cerințe stabilite unice. Sistemul de documentare Unified conține, de regulă, informațiile necesare pentru punerea în aplicare a funcțiilor de conducere într-o anumită sferă de influență.

Sistemul principal unificat și standardizat în Rusia

Până în prezent, printre sistemele unificate ies în evidență:

• Structura referitoare la documentația de caracter organizatoric și administrativ;
• controlul documentelor la o instituție bancară de sistem;
• armonizarea și standardizarea documentelor contabile și a registrelor de conturi și evidențe financiare ale instituțiilor din sectorul public;
• sferă documente statistice;
• sistem de documentare care reglementează domeniul muncii;
• documente standardizate pentru comerțul exterior.

Prin urmare, fiecare dintre sistemele de mai sus furnizate standardul său de stat, care se dezvolta departamente guvernamentale centrale pentru a coordona funcționarea unui anumit domeniu de activitate. De exemplu, Ministerul de Finanțe în Rusia este responsabil pentru crearea de formulare de documente contabile și bancare. La rândul său, Rosarchiv identifica modele de documentare și de organizare administrativă. Aceste autorități aceleași spun detalii ale documentelor. unificarea și standardizarea lor presupune crearea unor formulare care urmează să fie utilizate într-o anumită industrie.

Detalii și forme de documente în procesul de standardizare

Detaliile documentului considera un element obligatoriu, fără de care este imposibil să treacă formalizarea procedurilor, materiale de înregistrare. Pentru mai multe detalii se referă semnătura, ștampila, ștampila, data, text etc. Desigur, pentru fiecare tip de document oficial folosit un set separat de detalii. În acest caz, fiecare dintre unificarea sistemelor este realizată prin crearea unui model de formular de documente pentru unul dintre sistemele. Pe baza sa dezvolte detaliile cele mai adecvate ale tuturor documentelor care aparțin unei baze de date specifice.

Forma, după cum sa menționat deja, este un șablon formular al documentului. Un astfel de model de scris, în domeniul de aplicare stabilit ia în considerare dimensiunea sa, marjele și liniuțe, în special crearea rețelei structurale și principalele detalii.

Armonizarea și standardizarea documentelor organizatorice și a zonelor administrative contribuie la ușurința de utilizare a formelor în activitățile oricăror întreprinderi instituții, agenții, industriale și de producție. Oaspeții care au reglementat utilizarea de unificare și standardizare a documentației organizatorice și administrative, se aplică:

• Regulamentul;
• ordine și instrucțiuni;
• soluții;
• protocoale;
• acte;
• scrisori.

Scrisori adresă fixă administrative și măsuri organizatorice, inclusiv managementul, coordonarea și întreținerea:

• autoritățile publice de subiecți ai Federației Ruse (în lista de subiecte include regiuni și republici autonome, legislația care, împreună cu limba națională a Rusiei instalat în principal);
• societăți și asociații, indiferent de forma lor de proprietate și activitate juridică de organizare.

GOST stabilește nu numai compoziția detaliilor, dar cerințele pentru proiectarea și fabricarea, păstrarea, utilizarea și conservarea formelor prezente cu stema Federației Ruse și Stema de Stat a subiecților. Aplicarea GOST este o reprezentare schematică a detaliilor.