Documentele electronice între organizații: cum funcționează?

de management al documentelor electronice (EDM) - o modalitate rapidă de a face schimb de informații bazate pe utilizarea documentelor electronice cu semnături virtuale. El a fost de mult recunoscută în țările dezvoltate ale lumii, ca un instrument eficient pentru activitatea operațională.

inimă

documente electronice între organizații - un set de procese pentru crearea, procesarea, administrarea, transferul, achiziționarea, întreținerea, utilizarea și distrugerea documentelor. Toate aceste procese sunt efectuate după verificarea integrității și confirmarea primirii documentelor.

Reguli de circulație a documentelor între persoane juridice se realizează prin acordul părților. Schimbul de informații se realizează prin intermediul mijloacelor de telecomunicații, și documente stocate pe suport electronic. Perioada de valabilitate a informațiilor contabile nu trebuie să o depășească pe cea care este stabilit la nivel legislativ.

Organizațiile pot comunica cu fiecare alte documente oficiale și neoficiale cu semnăturile participanților. În sectorul de afaceri aceasta poate include: facturi, contracte, facturi, contracte, contracte, comenzi, avize, procuri, etc. Informațiile pot fi transmise sub formă de text, tabele și fișiere grafice.

Scopul introducerii EDI

O condiție prealabilă pentru introducerea EDI poate fi:

• reducerea muncii de rutină;
• reducerea pierderii documentelor;
• lucru „transparent“ cu documente;
• crește disciplina de performanță - divulgarea documentelor într-un anumit timp, etc ...

Printre obiectivele cantitative pot fi identificate după cum urmează:

• Reducerea timpului pentru a procesa documentul de 10 ori.
• Reducerea cheltuielilor de birou în jumătate.

Documentele electronice între organizații: cum funcționează

În conformitate cu dreptul intern, documente electronice între organizații se realizează cu acordul ambelor părți. Pentru schimbul de date, este necesar ca toți participanții au fost conectate la echipamentul operatorului. În continuare, utilizatorul trebuie să trimită o cerere pentru a adăuga la lista contrapărților. După ce participanții la sistem de confirmare poate comunica.

Modulul EDI va trebui să îndeplinească următoarele funcții:

• Invitați contrapărți care să facă schimb de date.
• Generează o agendă.
• Integrarea cu software de contabilitate, cum ar fi 1C.
• Conectați-vă și cripta documente.
• corespondență Structură.
• Monitorizarea stării literelor.

document electronic între organizațiile efectuate cu ajutorul certificatelor. Conectarea la un server de autentificare și se realizează printr-un certificat digital personal. Semnătura electronică este emisă pentru fiecare utilizator al sistemului, stocate pe suport electronic protejate și codul PIN Token. Utilizatorul trebuie să introducă parola de conectare la biroul personal. Numai după aceea va avea acces la documentele lor.

Inițierea unui proces de schimb poate orice membru al organizației, conectat la sistem. Înainte de a trimite un document către o altă parte, acesta trebuie să fie semnat cu semnătură electronică. Această operație se realizează prin intermediul programului „Crypto“. Documentul este trimis prin EDI. angajat contractantul primește o notificare a unui nou document. Dacă el acceptă, el pune, de asemenea, EDS. Dacă doriți să faceți modificări în document, se creează noua versiune electronică. La finalizarea editării pe care doriți să salvați orice modificări folosind semnătura electronică. Documentul este apoi trimis la modificările aduse contrapartidei. În cazul în care este necesar pentru a face informațiile electronice de potrivire.

Dacă doriți să faceți modificări, încă o dată, apoi întreaga procedură se repetă din nou. În cazul în care revendicările de la noua versiune nu este prezent, documentul este respectat. Eșantionul final este considerat a fi semnat de două semnătură electronică. Versiunile Ce document stocate pe server și sunt disponibile pentru vizualizare. Odată ce proba este dat statutul de curent, pentru a modifica documentul nu va funcționa. contracte Frustrat având în vedere statutul de „anulat“. Iată cum să facă documente electronice între organizații.

echipament

Ceea ce este necesar pentru documente electronice între organizații? În primul rând, trebuie să alegeți un furnizor de servicii și pentru a instala un software special pentru a face schimb de informații. În al doilea rând, cu fiecare contrapartidă cu care organizația intenționează să efectueze e-mail-uri, trebuie să semneze „Acordul privind schimbul de documente electronice.“

De asemenea, este necesar să se stabilească serverul EDI pe care pentru a stoca toate documentele. Acesta poate fi la fel de echipamente de client, și „nor“ de depozitare. Accesul la date din afara sistemului prin intermediul aplicației, care este instalat pe echipamentul organizației. interacțiunea calculator cu serverul se face prin HTTP cu criptare SSL opțional 128. Accesul la documente se realizează numai prin interfața aplicației și după trecerea de autentificare.

proiectul ECD

procesul de proiect de automatizare poate dura de la câteva luni la câțiva ani. Termenul depinde în mod direct de numărul de procese care au nevoie de automatizare, de resurse și capacitatea financiară a organizației. Circuit SCURTA implementare ECD după cum urmează:

• Crearea unui grup de lucru.
• Formarea de obiective, termene și buget.
• Studiul proceselor existente.
• Elaborarea unui loc de muncă.
• Sistemul Vyrob EDI.
• Semnarea acordului privind punerea în aplicare a SED.
• Adoptarea regulamentului.
• Completarea directoare de sistem.
• instruirea personalului.
• Realizarea de teste preliminare.
• Publicația privind punerea în aplicare a ordinului SED.
• Dezvoltarea în continuare a normelor de software și de lucru.
• Lansarea proiectului-pilot.
• Full-scară de tranziție la EDI.

erori de punere în aplicare EDI

În procesul de automatizare a documentelor ar trebui să se acorde o atenție specială proceselor în care legea impune prezența unui suport de hârtie. documente pe hârtie în format electronic duplicat este imposibilă. Acest lucru încetinește în mod semnificativ în jos procesul de lucru și provoca o atitudine negativă față de automatizare în întregul proces. Pentru punerea în aplicare a unei lucrări cu dublă nimeni nu plătește.

În procesul de punere în aplicare a noilor reglementări ar trebui să fie dezvoltate pentru a lucra cu documente, personalul de tren, și numai apoi se angajeze în implementarea deplină. Acest lucru se poate realiza numai în cazul în care pentru a transmite angajaților beneficiile utilizării noilor tehnologii.

O altă greșeală populară - studiu slab la cerințele SED. În cazul în care utilizatorii trebuie să lucreze într-un sistem neconfigurat, atunci EDI proces diferă de cea adoptată în organizație.

documente electronice între organizații: argumente pro și contra

avantaje:

• Reducerea de a transmite documentele originale prin e-mail costurile.
• Economisiți spațiu pentru stocarea documentelor. Este toate stocate în format electronic.
• Ușor de utilizat. Trimiterea documentului este realizată dintr-o singură locație. O căutare rapidă a unui document purtat de statutul (trimise, primite și acceptate de către r. D.).
• livrare instantanee. Toate informațiile este trimis la destinatar în câteva secunde.
• Documentul nu poate fi pierdut până la expirarea stocării în sistem.

dezavantaje:

• Pentru a utiliza produsul trebuie să achiziționați o licență care costă bani.
• Comunicați adesea numai între participanții același sistem.
• Documentele electronice între organizațiile din 1C sau orice alt software diferă de schema utilizată anterior. Odată cu introducerea noului algoritm, toți angajații au întrebări cu privire la desfășurarea activității.
• Echipamente tehnice. Înainte de introducerea de organizare EDI are nevoie pentru achiziționarea de echipamente și pentru pregătirea personalului pentru a gestiona noul sistem.
• EDM este realizată folosind semnătura electronică, a cărei valabilitate este de 1 an. Este necesar să se monitorizeze și să actualizeze cu promptitudine certificatele. De asemenea, este necesar să se controleze acțiunile certificate contractori, pentru a evita problemele cu taxa.

reglementarea juridică

Ce acte normative reglementate documente electronice între organizații? legislația rusă include Legea federală №63 «Cu privire la semnătura electronică“, regulile de documentele din cadrul Serviciului Fiscal Federal sunt înregistrate în ordinea Ministerului Finanțelor numărul MMV-7-2 / 168. Organizațiile EDI între comenzi pe baza de Finanțe № 50N. Condiții de documente contabile primare de schimb în format electronic, prevăzute în Codul federal Serviciului Fiscal de Ordine MMV-7-6 / 36 @. Toți operatorii din activitățile procesului EDM ar trebui să fie ghidate prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Documentele electronice între organizațiile „VLSI“ oferă clienților următoarele avantaje:

• Se pot trimite documente oricărei organizații care este înregistrată pe teritoriul Federației Ruse. În cazul în care contrapartida nu este parte a sistemului „VLSI“, angajatul pur și simplu contact cu un reprezentant al organizației și va trimite prin e-mail invitația de a participa la sistem. Imediat după confirmarea schimbului de informații între participanții vor fi efectuate fără intermediari.
• Instalați software-ul pe un computer care nu este necesară. Suficient pentru a avea o versiune curentă a browser-ului și acces la Internet.
• Pentru a lucra cu datele nu are nevoie de un program special. În cazul în care raportul a fost pregătit inițial în software-ul terț, cum ar fi 1C, este posibil să se configureze integrarea cu sistemul „VLSI“.
• Forma standard a documentului nu este setat. Puteți trimite text, foi de calcul fișiere, imagini și așa mai departe. D.

SKB "Kontur"

Unul dintre primii dezvoltatori de software din Rusia este, de asemenea, implicat în furnizarea de echipamente, prin care documentele electronice între organizații. „Contur“ DiaDoc a dezvoltat un sistem prin care schimbul de documente electronice. O caracteristică a sistemului este că accesul la datele pot fi obținute în străinătate. În acest scop, compania a dezvoltat în tarifele de roaming. Dacă se dorește, datele de acces mono prin API.

De ce ai nevoie?

Pentru a conecta EDI, companiile au nevoie de a cumpăra:

• software-ul licențiat;
• Server;
• modernizarea echipamentului;
• personalul de tren;
• personalizați și să integreze ECM pentru utilizarea cu aplicații interne.

Astfel de investiții trebuie să pună în aplicare, în scopul de a conecta documentul electronic între organizație? Includerea în costul de consultare a suportului tehnic și actualizări de software SED - a doua etapă a investiției. Aceste costuri vor trebui să plătească lunar.

concluzie

Pentru a înlocui pe suport de hârtie de e-mail sosește. Aceasta nu numai că reduce costurile organizației de a efectua procesele, dar, de asemenea, crește eficiența activității în ansamblu. Pentru EDI funcționează cu succes, trebuie să formuleze în mod clar obiectivele și punerea în aplicare a sistemului pentru a ajusta în mod corect echipamentul.