Eficacitatea contabile: stocarea pe termen lung a documentelor

Privind eficiența contabilă este în mare măsură influențată de organizarea competentă de depozitare a documentelor care se acumulează în companie. Prin urmare, pentru a evita problemele, orice contabil ar trebui cu siguranță să vă familiarizați cu cerințele privind calendarul și stocarea documentelor, în conformitate cu legislația rusă.

Care este procedura pentru stocarea documentelor?

Legislația federală din 2013 impune ca orice companie pentru a stoca toate documentele originale, situațiile financiare, înregistrările contabile și standardele de performanță, precum și orice alte documente legate de activitățile entității economice. Aceasta se aplică această regulă pentru o perioadă de păstrare a documentelor în formă electronică, care sunt tot mai utilizate în activitatea economică a întreprinderilor de diferite forme organizatorice și juridice.

Cât timp ar trebui să vă păstrați înregistrări?

Perioada de valabilitate a documentelor - cel puțin cinci ani, sau mai mult ( în conformitate cu regulile stabilite în organizație). Interesant, Codul Fiscal prevede alte perioade de stocare (patru ani). Acest lucru este valabil pentru întreaga situațiile financiare, iar perioada se calculează de la ultima utilizare. În mod ideal, desigur, să păstreze înregistrările timp de cinci ani, care va salva o mulțime de timp și nervi, cu excepția cazului se întâmplă ceva! Separat, este necesar să se revizuiască documentele pentru tranzacțiile comerciale externe. În cazul în care într-o țară străină, omologul său prevede o perioadă mai lungă de păstrare a documentelor decât în Rusia, este mai bine să-l aleagă, și nu să sperăm că, odată cu tranzacția nu va avea probleme în viitor. Și cu siguranță trebuie să fie prevăzute în regulamentele interne ale întreprinderii, care împiedică multe erori umane.

Cine este responsabil pentru stocarea documentelor?

În conformitate cu „litera“ a legii, șeful organizației, și anume, managerul său general, personal responsabil pentru salvarea documentelor din arhivele companiei. În cazul în care perioada de stocare a documentelor și organizarea documentelor nu este respectat, atunci compania va plăti o amendă de zece mii de ruble, iar pentru încălcarea repetată - treizeci de mii de ruble. În cazul, dacă această iresponsabilitate a condus la o subestimare a sumei taxei, va trebui să plătească douăzeci de procente din impozitul neachitat, dar amenda nu poate fi mai mică de patruzeci de mii de ruble. legislația rusă stabilește, de asemenea, sancțiuni separat cu oficiali pentru pierderile, ceea ce a dus la organizarea ineficientă a depozitării documentelor în întreprindere.

Cum este distrugerea documentelor, termenul de prescripție care a expirat deja?

Pentru început, trebuie remarcat faptul că unele documente nu sunt distruse, dar transferate în arhiva municipală, de aceea este important de remarcat nu numai din viața lor de conservare, dar, de asemenea, să aibă grijă de inscripția „Comisia de verificare expert“ (EPA). În cazul în care nu este nevoie de a transfera documentele la arhiva, șeful organizației eliberează un certificat de distrugere a documentelor. În cazul în care un astfel de act nu a fost întocmit, documentele sunt considerate lipsă, și are nevoie de un ordin de numire a unui comitet pentru a investiga astfel de pierderi.