Cum se menține un registru al documentelor în întreprindere?

Ce este înregistrarea documentelor și a ceea ce a fost pentru organizație? Să răspundă la această întrebare, în ordine: în primul rând - pentru „ce“, și apoi - „de ce“.

Astfel, procedeul menționat este fixarea la primirea sau crearea unui document. În cursul său se întâmplă aplicarea unui indice special direct pe create sau primite de organizarea lucrării. Dar aceasta este doar jumătate din proces. A doua parte - a pune informațiile relevante cu privire la „nou veniți“ din formularul de înregistrare specială. Indicele obicei, este format din mai multe părți. În primul rând, acesta este numărul de serie. Acesta poate fi completat interpreți index, nomenclatura cazurilor calificativ destinatari, și așa mai departe. Componentele pot fi localizate în diferite secvențe. În primul rând, de exemplu, poate fi un număr, și - codul de nomenclatură și clasificatorul utilizat poate fi indicată la sfârșitul anului. Dar invers poate, de asemenea secvență. De altfel, atribuirea de camere speciale, de asemenea , să conțină o combinație de litere, caracterizată și de înregistrare a documentelor constitutive.

Trebuie să spun că societatea sau firma trebuie sa fie un documentele de înregistrare la nivel mondial. Asta este, ar trebui să fie stabilită fără excepție, documentele de afaceri, atât la intrare cât și de ieșire.

În plus, trebuie remarcat faptul că înregistrarea documentelor organizației trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Single - toate înregistrările introduse sau create înregistrate doar o singură dată. Dacă vorbim despre comenzile interne, de la departamentul în care aceștia se deplasează cu departamentul atribuit la începutul numărului (index). Această regulă este la fel de valabil și pentru corespondența de serviciu și ordinele de seful pupa.
• Promptitudinea - aici avem în vedere faptul că înregistrarea titlurilor de valoare primite din exterior, se efectuează în ziua admiterii. Dacă vorbim despre comenzi interne, instrucțiuni sau comenzi, acestea pot fi fixate la semnarea angajaților responsabili (maxim - a doua zi).
• Separarea - are o fixare personală (intrare, ieșire, comenzi pentru fiecare varietate de titluri de afaceri memo - uri, procesele verbale ale reuniunilor, ordine și așa mai departe).
• Omogenitatea - înregistrarea se face întotdeauna în conformitate cu aceleași reguli. În această formă de înregistrare este irelevantă.
• caracterul complet al esenței - la introducerea datelor în formularul de înregistrare pe care doriți să afișeze cât mai multe informații în ea. Mai ales în ceea ce privește conținutul unui document.

În plus, stabilirea tuturor valorilor mobiliare în cadrul companiei trebuie să fie efectuată în termen de un an (calendaristic).

Și acum e timpul să răspundă la întrebarea: „De ce?“ Utilizat în documentele de înregistrare organizație poate rezolva o varietate de sarcini. Luați în considerare exemplul cel mai frapant. Dacă la sfârșitul anului calendaristic pentru a lua și de a analiza numerele de serie, puteți urmări creșterea fluxului de informații. Aceste informații pot duce la cererile legitime ale secretarului de a crește salariul său (ca o opțiune - pentru a crește numărul de membri ai secretariatului).