Clasificare și tipuri de documente în munca de birou

În diverse domenii de activitate ale persoanelor fizice și juridice utilizate documente. Normele de preparare a acestora, depozitarea, circulația și utilizarea unei părți a disciplinei numită birou de administrare. Fiecare organizație trebuie să fie un membru al personalului, în caz contrar nu va fi lucrul în echipă. Pentru a înțelege modul în care această activitate ar trebui să știe care sunt diferitele tipuri de documente în munca de birou, precum și lor corectă compilare, depozitare, utilizare.

informații generale

Documentele care necesită proiectare corespunzătoare, pregătire, depozitare și manipulare. Din informațiile conținute în lucrare, precum și oportunitatea deciziei depinde de alfabetizare. Fiecare țară are propriile sale principii de documente. Să luăm, de exemplu, documente RB: documente administrative, tipurile lor reglementate de legislația Belarus. În Rusia, regulile sale și principiile de proiectare de lucrări de afaceri poate varia.

Documentația este o parte a activității oricărei companii, așa cum definește activitățile sale. Prin urmare, hârtiile este controlată de stat prin legislație. În timpul controalelor să acorde o atenție mai ales la documentele oficiale.

Principalele domenii de birou

Acest domeniu de activitate include:

• executarea corectă și calitatea valorilor mobiliare;
• organizarea de lucru cu documente.

Munca de birou este deosebit de important în următoarele domenii:

• standardizare;
• controlul legislativ;
• crearea de acte juridice.

Cum funcționează

Pentru a lucra în domeniul de birou necesită anumite cunoștințe și abilități. Din acest motiv, întreprinderile au divizii, fiecare responsabil pentru o activitate specifică.

În firmele mici, care de lucru se face de către secretari, responsabili pentru documentația întreprinderii. Toate tipurile de documente de birou functionar este foarte important, și fiecare poate fi necesar în orice moment. De obicei, acestea sunt stocate în dulapuri securizate. Pentru păstrare a evidențelor necorespunzătoare la persoanele responsabile se impun amenzi.

Ceea ce se spune în lege?

Legea precizate necesitatea de a documenta informații și oferă definiții de bază. Regulamentul definește relația care apare cu utilizarea tehnologiei informației. Cu privire la necesitatea de a documenta și a declarat în alte legi.

Codul civil rus conține temeiul juridic al activității persoanelor juridice și ordinea procedurilor. Brut enumeră importante tipuri de documente fiscale în munca de birou. Pe baza lor, să țină o evidență a activității instituțiilor și persoanelor fizice, transferuri taxe.

Legea prezintă, de asemenea mostre de documente. CC are o cerință pentru compilarea tratatelor fondatoare, statutele, procurile. Actele normative includ formele documentelor trimise în diferite moduri - prin poștă, fax, prin intermediul internetului.

Documentație în limba rusă

Există tipuri comune de documente și clasificarea acestora în hârtiile. lucrări de afaceri sunt după cum urmează:

• protocoale, decizii, regulamente;: organizatorice și administrative
• INFORMAȚII DE BACKGROUND: instrumente, certificate, telegrame;
• privat: înregistrări de muncă, declarații, contracte.

Tipuri de documente în munca de birou și sunt clasificate în funcție de formele. De bază - după cum urmează:

• ecran de imprimare;
• individuale;
• tipic.

Toate tipurile de funcționar de birou necesare pentru buna funcționare a întregii întreprinderi. Este important să le competent și corect completate. În legătură cu dezvoltarea tehnologiilor moderne, de management al documentelor electronice a apărut astăzi. Tipuri de documente în ea sunt aceleași, doar activitatea desfășurată prin diverse programe. De obicei, folosite în acest scop sistemele informatice care vă permit să efectuați o varietate de funcții.

flux de lucru document electronic numit parte componentă, în care crearea, transmiterea și stocarea documentelor susținute de structura rețelei. Acest loc de muncă vă permite să controlați toate sferele de producție.

O altă clasificare

În funcție de tipul de conținut al documentelor în munca de birou pot fi simple sau complexe. De origine, acestea sunt împărțite în personale și oficiale. Dacă luăm în considerare adoptarea unui loc, documentele sunt interne și externe.

Documentația este timpul clasificate și depozitare: hârtie permanentă, cei care sunt mai mult sau mai puțin de 10 ani. Potrivit publicitatea acestea sunt clasificate și neclasificate. Documentele pot fi diferite și fixarea de realizare: audio, imagini, materiale tipărite și scrise de mână, fotografice și de film.

Există o divizie de lucrări cu privire la urgente si non-urgente. Dacă le distribuiți în etape, atunci există declarații, schițe, exemplare originale, copii. Constituie o ramură separată a documentelor guvernamentale destinate să reglementeze domenii specifice de activitate. agentii autorizate sunt în curs de dezvoltare manuale, instrucțiuni, comenzi.

documente primare

Se compune din hârtie, constând din informațiile inițiale primite în proiectarea, cercetarea, monitorizarea și alte lucrări ale omului. Ei au activități create cu probleme economice contabile. Aceste documente confirmă faptele. Acestea includ acte, certificate, facturi. De obicei, folosite pentru a completa formularele standardizate.

Chiar dacă există o formă comună a instrumentului, modelul său este creat în cadrul companiei. Acesta trebuie să aibă următoarele cerințe:

• nume;
• Data de înregistrare;
• numele companiei;
• descrierea funcționării;
• instrumente de măsură;
• o listă a persoanelor responsabile;
• semnături.

Indiferent de tipuri de documente și informații în evidența trebuie să fie suficientă pentru funcționarea întreprinderii. Din cauza oricărei încălcări de coerență a complexului.

companii Paperwork

Pe baza ordinele superiorilor sunt poziții diferite. Aceasta se bazează pe hârtiile. Principalele tipuri de documente în cadrul companiei prezentate sub forma unor acte individuale și standard. Regleaza funcționarea unităților primele, departamente, divizii, care organizează activități.

documentele tipice se aplică tuturor departamentelor companiei. Proiect de regulament poartă un interpret, atunci lucrarea este verificată departamentul juridic. În cazul în care există deficiențe ale acestora prevăzute într-un document separat. Principalul actul de la locul de muncă al companiei este de ordinul a capului. La baza sa sunt regulile instituției, deciziile, sunt luate măsuri.

tipuri de note

O notă este o lucrare importantă, care descrie oferta fapt sau de ieșire. Acesta este trimis la cap, care oferă indicații suplimentare asupra documentului.

Memo - un fel de scrisoare sau de comunicații interne în cadrul companiei. Acesta este dat în unități, dar nu de conducere. Hârtia este îndreptată și oficiali. Această documentație este de raportare și proprietăți informative.

Notă explicativă este un document care stabilește anumite poziții, și, de asemenea, provoacă orice încălcări, eșecul de a lucra. Avem nevoie de astfel de documente pentru operațiunile netede ale oricărei întreprinderi.

instrucțiuni

Documentele care vin în 2 tipuri. În primul rând determina ordinea de execuție a lucrărilor specifice desfășurate de departamente și funcționari. Instrucțiunile pot conține informații cu privire la drepturile, îndatoririle, răspunderea lucrătorilor.

Datorită acestei documentații procedură este clar de realizarea oricăror lucrări. Instrucțiuni pentru termenul sunt permanente sau pentru o anumită perioadă. În cazul în care durata nu este setat, revizuirea se efectuează o dată la 3-5 ani.

Etapa de formare a documentului

Fiecare document trece:

• de înregistrare;
• ediţia;
• executie.

În cazul în care sunt trecute toate etapele, documentul este plasat în dosarul în care ar trebui să fie nu mai mult de 250 de coli. Dacă există mai mult, planta este 2.

Caracteristici de stocare de documente

Păstra documentele privind următoarele reguli:

• acestea sunt formate în diferite cazuri - pentru timpul de depozitare;
• dosarul trebuie să fie grupate în funcție de an;
• nu ar trebui să împiedice supraalimentarea cazului;
• din hârtie sunt stocate în ordine cronologică;
• ordinele sunt stocate regulamente, instrucțiuni, dacă este cazul;
• comenzi pentru diferite cazuri sunt distribuite în diferite departamente.

După executarea documentului este trimis la afaceri, care ajută la prevenirea pierderii. Nu trebuie să-l pună pe până mai târziu, sau poate să apară în confuzie. Cu atât mai mult pentru pierderea documentelor prevede răspundere, și se referă nu numai individul, ci întreaga companie.

Clasificarea documentelor este foarte convenabil, deoarece vă permite să păstrați înregistrări fără probleme. Manipularea corectă a lucrarilor vor ajuta pentru a le menține și pentru a preveni eșecurile întreprinderii. Când toate prevăzute, ca să spunem așa, pe rafturi, în cazul problemelor de testare cu tranzacții apar.