Documentele de înregistrare. Cum de a depune documentele?

Înainte de a se alătura documentația necesită cunoașterea mai aprofundată cu numărul mare de instrucțiuni necesare în ceea ce privește aspectele fluxului de lucru și de gestionare a înregistrărilor. Aceste norme - sunt complexe și conțin un număr mare de diferite mici detalii și nuanțe. Cum să tiv documentele de colț? Aceasta conține o listă atașată? Pot să coase documente contabile mașină termoperepletnoy? muncitor de birou incepator este ceva pentru a sparge capul.

Pushover?

La prima vedere, procedura de înregistrare a cazului și pune-l în arhivă destul de simplu, dar practica arată contrariul. În caz de încălcare a oricăreia dintre normele instituției de birou va refuza să accepte comerț-hârtie, și trebuie să înceapă din nou lucrarea. În cazul în care o astfel de situație a avut loc în viața ta, citiți articolul nostru - vom încerca să rezolve această problemă.

De ce documente suturate? Există reglementări în conformitate cu care este reglementată în această procedură? Da, și ei sunt mulți. Este în primul rând cu privire la recomandările metodologice privind managementul de caz, care au fost aprobate în decembrie 2009, ordinea Arhivei de Stat. In al doilea rind - pe GOST 51141, dedicat arhiva de afaceri și management de birou și care conține toate definițiile și termenii necesare. În plus, există alte norme legale, potrivit cărora documentația reticulat.

Să începem cu capacul

Dacă teatrul începe cu un umeraș, atunci procedura noastră - nu numai cu capacul. Iar alegerea unui carton „crustă“ - una dintre primele sarcini în procesul de „ambalaj“ al documentului. La prima vedere nu găsiți diferența dintre numeroasele soiuri existente. Dar, privind mai îndeaproape, înțelegeți că capacul sunt standard, non-standard, și sunt utilizate pentru depozitarea pe termen lung.

Cel mai adesea vă puteți întâlni un format standard de acoperire 229h324 mm. Acesta se aplică în toate cazurile în care dimensiunea eșantionului capsate coli. În cazul în care pentru un motiv sau altul documentul are o destul de specific și aspect parametri, necesită un capac de variație non-standard. Du-te la ultimul minte că se referă, în care documentele sunt stocate de la 25 de ani sau mai mult.

Conform legii, aceste capace sunt realizate numai din carton solid datorită vieții semnificative de lucru. Trebuie luate măsuri pentru a păstra tipul de document adecvat și oportunitatea utilizării acestuia după o perioadă serioasă de timp. Documentele destinate livrării în Arhivele Statului, stocate într-un capac realizat dintr-un material, cum ar fi carton, fără acid.

Să vorbim despre numărul de foi

Înainte de a înregistra documentele corecte fire, toate acestea sunt necesare pentru a fi adăugate în ordinea corectă. Apoi, procedura efectuate de un creion simplu convențional de numerotare. Regula principală este - este numerotat liste, mai degrabă decât paginile documentului. cifră arabă, aplicată pe fiecare foaie, în colțul din dreapta sus. În plus, mărcile noastre nu sunt necesare pentru a „crawl“ pe text. Prin numărul total de pagini care nu se aplică lista de documente.

Ce subtilități există în numerotarea? În cazul în care numărul de documente cu foi detașabile includ o literă sau a unor astfel, mai întâi enumerate de un plic, apoi rândul său, - fiecare încorporat în foile sale. Incomig unități - mai mult de 250, a decis să se împartă în mai multe volume. Și fiecare dintre ele are propria numerotare.

În interiorul documentelor de afaceri de arhivă pot fi prezente, care au propriile lor numere de pagină separată, de exemplu, publicarea periodice. Cu toate acestea, procesarea cazului în arhive, ele enumerate, printre altele, fără a deranja ordinea generală.

Dacă o listă imbricate este un format mare, ea a decis să se extindă, iar cifra din colțul din dreapta sus. Acesta va fi oferit acces liber la textul. În cazul în care oricare dintre foile de fragmente din imposibilitatea separării lor lipite, toate acest pachet este numerotată ca unul. În acest caz, este sigur să întocmind un inventar al fiecăreia dintre piesele lipite, care se află pe partea din spate sau pe spațiul liber. O indicație a documentului lipit de asigurare ar trebui să fie în scris sau în notele la stocul total de indicare a numelui. Cel mai adesea aceste investiții sunt cecuri independenți, declarații sau imagini.

Corectarea erorilor și lista de documente

În cazul în care, în cursul operațiunii a permis unele erori prea grave (de exemplu, perechea de foi omise) în loc de întreaga matrice renumerotarea din nou se poate utiliza denumirea litere. În acest caz, numerele de pe celelalte foi nu sunt modificate. Eliminarea acestor erori este posibilă numai cu acordul cu personalul arhivei. Dacă eroarea brută detectată, documentul va fi numerotate din nou. Numerele vechi în timp ce trec pe cât posibil, ușor și a pus jos altele noi. În acest caz, din nou, numerotarea updated pretins de inscripție de asigurare.

Inventarul fără tine nici unul dintre arhivare nu va accepta. Informațiile conținute în ea, pentru numele documentului, data de desen, adnotare și în mod direct un tabel care prezintă numerele de serie ale foi, numărul de note și (dacă este necesar). Completat toate informațiile cu privire la numărul de documente sub formă de numere, cuvinte duplicate, atunci toate contrasemnat de Clerk cu detalii Nume

Cum se depune firul documentelor

Deoarece procedura de reticulare ar trebui să se asigure că toate materialele și instrumentele necesare la îndemână. În plus față de propria lor afacere au nevoie de o sulă, ac, carton pentru perfectarea documentelor și fire speciale. Ca ultima stocare SFORII bancă, fir severă sau proshivnymi L-210. Ultima tipul celor utilizate pentru nevoile biroului mai des.

La începutul documentului sunt eliminate din orice agrafe de hârtie sau alte obiecte metalice, atunci cazul foile sunt stivă netede îngrijite. Pe partea stângă, în domeniul spațial este acul cu trei găuri sau sulă. Puneți-le în mijlocul cel mai bun spațiu liber destinat adâncitura din stânga, adică o distanță de aproximativ un an și jumătate de centimetri. Această observație este importantă - deoarece în caz contrar, după depunerea documentelor pe care le va fi dificil de citit.

Sfaturi pentru comoditate

În cazul în care marginile netede au găuri pentru tine cruciale, luați un pumn gaura. Dar, amintiți-vă că prea multă hârtie-l „prea dur“. Asigurați-vă că toate cele trei găuri au fost situate la o înălțime uniform și distanțate la o distanță de aproximativ 3 cm. Media dintre ele ar trebui să cadă pe mijlocul paginii.

Pentru a preveni deteriorarea foaia de acoperire și prăbușirea afacerii este adesea recomandat pentru a plasa clipirea din față și din spate a consolida benzi de carton. Prin aceasta va fi omisă fir. Dimensiunea sa obișnuită - 70 cm, dar în fiecare caz depinde de grosimea teancului ..

Ca gaură perforată 3

Iată conținutul acestui algoritm de evidență a documentelor. În primul rând, acul este trecut prin mijlocul deschiderilor, cu partea din spate a capătului firului rămâne. Urmat vdet în partea de sus a găurilor sale. Ca rezultat, ambele capete ale stivei afișate pe foi cusute pe cifra de afaceri. Acul este tras prin partea de jos a găuri și trage șir pe partea din față. Apoi, omite din nou acul în gaura din centru. Deci, firul nostru a fost trasată prin găurile necesare, după care ambele capete sunt fixate pe partea din spate a documentului un nod puternic. Păstrate capete o lungime de aproximativ 5 cm.

Direct de pe ansamblul este lipită o bucată de hârtie cu cuvintele de asigurare. Mai jos ne uităm la tehnologia de producție.

Documentul poate fi cusute și cu 4 găuri. Cum de a face acest lucru? Procedura nu este complicat. Patru găuri sunt perforate vertical simetric cu dispunerea pe o axă comună. Lăsând firul coada de pe partea din spate a primei deschideri, efectuarea de copci firmware-ului, apoi leagă un nod așa cum este descris mai sus. Firmware-ul ar trebui să fie duplicat de două ori pentru a se asigura durabilitate și fiabilitate.

de înscriere de asigurare

Următoarea etapă după numerotarea și firmware-ul - furnizarea afacerii noastre de înscriere de asigurare. Ce este? Această dimensiune 4x6cm autocolant cu textul „înșirate împreună și foi numerotate ...“ (numărul lor este indicat printr-un număr, și cuvinte). prevede în continuare poziția angajatului, vă rugăm să documenteze data și semnătura personală. Dacă doriți să sigileze de certificare, trebuie remarcat, de asemenea. Inscripția este lipit pe partea de sus a nodului ne legat sfaturi filamentelor care, în acest caz, trebuie să rămână libere. Semnătura pune la finalul procedurii, când adezivul sa uscat deja. Acest lucru se face în scopul de a împiedica răspândirea. Imprimarea (dacă este cazul) să aplice partea pe porțiunea foaie pe etichetă în sine.

Și numai după o afacere cusută, numerotate, sigilate semnat și sigilat, acesta poate fi trimis la arhiva.

Potabile de înscriere de asigurare trebuie să fie serios și atent. A fost ea - dovezi documentate de imunitate caz. În caz de încălcare a integrității sale sau a unui document prejudecată nu pot fi acceptate organisme de control, sau poate provocarea lui în instanță.

Ce și de ce sews

Este obligatoriu toate documentele capsate, datorate pentru depunerea cu arhive sau oricare dintre organismele de control la care autoritățile fiscale, fondul de pensii și multe astfel. Nu puteți lua înapoi documentele lipite sau capsate folosind un capsator. După cum sa menționat deja, în cazul constatării unor eventuale proceduri necontencioase conformității pe care pur și simplu nu va accepta.

Aceste proceduri sunt supuse în primul rând documente care aparțin de personal și de contabilitate. Cei care au finalizat procesarea an mai târziu, va fi depus în arhiva organizației sau întreprinderii. Instituțiile de arhivă speciale transmite cazul cu perioada precedentă de retenție legală. Acesta este determinat prin lege, în funcție de tipul de document. De exemplu, cel puțin 75 de ani sunt obligate să țină evidențe notariale, cărți și documente ale contului economic al informațiilor personalului.

Termenul de valabilitate al desenelor de proiectare sunt mult mai mici - doar 20 de ani. Fotografiile de documentare făcute să aibă grijă de 5 ani. Instituțiile de arhivă vor fi depuse în cazul ambelor întreprinderi publice și private. Sarcina tuturor actorilor nestatali - să încheie cu serviciul de arhivă Federal al acestui contract.

Trebuie amintit faptul că documentul firmware-ul din dreapta are un singur angajat, care are această obligație precizate în fișa postului. În cazul conexiunilor de calitate redusă a documentelor vă așteptați anumite sancțiuni, în special în cazul modificărilor sau lipsa unor pagini importante.

Să ne întoarcem la Binder tehnologie

Cele descrise mai sus metodele de reticulare sunt potrivite atât de rezervă și de inspecție fiscală. Dar depunerea documentelor contabile, stocate pentru o perioadă lungă de timp (peste 10 ani) ar trebui să fie deosebit de puternic - de multe ori pe 5 găuri. Inscripție de asigurare se face pe o hârtie absorbantă specială, pentru a autocolant clar vizibil situat sub unitatea și nu există nici o îndoială cu privire la integritatea documentului.

În cazul în care condițiile de gaura de birou pumn Perforatore papetărie convenționale, apoi, dacă este necesar, să emită un volum mare de documente pe hârtie (de exemplu, în imprimare) folosesc echipamente profesionale în formă de mașini de găurit sau de o mașină de legare. Astfel de mecanisme au putere grave și pot fi fie acționate manual și sunt echipate cu o unitate electrică.

mecanismul de mașină

Baza acestor sisteme sau mașini - metoda clasică de utilizare arcuri. O astfel de mașină de legătorie este echipat cu un dispozitiv pentru perforarea. Un alt mecanism al documentului pe arcul frigare din plastic, după care partea de sus și de jos a unității adăugate de carton sau capace de plastic.

Avantajul mașinii de legare este posibilitatea de legare instrumente foarte voluminoase. Grosimea blocului poate fi de până la 500 de pagini. Și, de asemenea - posibilitatea de a șterge sau să completeze pagini și foi de documente deja legat. Dezavantajele sunt destul de grave, iar complexitatea nu este prea mare rezistență.

În cazul în care aparatul legătorie pentru documentele de evidență echipate cu arcuri metalice, care este setat la un anumit pas și găuri perforate, respectiv, să-l, blocurile de hârtie sunt purtate pe oțel de arc flexibil, care este apoi comprimat și blocat. Avantajele dispozitivului cu arcul metalic - sub forma unei fiabilități finale și îmbunătățită prezentabil, comparativ cu arcuri din materiale plastice de legare. Dar, în același timp, pentru a insera sau elimina foile fără a deteriora imposibilă.

În plus față de primăvară, există unități care funcționează pe principiul de legare la pieptene din plastic, dinții cărora ondula. Există, de asemenea, obligatorie pentru spirala, familiar ne pe birou calendar, notebook-uri și jurnale. După perforare găuri în ele spiralat (3-4 se transformă manual, celălalt în mod automat).

Progresul nu se opune în continuare

Ce este termic obligatoriu? Este o mașină modernă pentru documente de evidență, care pot fi rapid și conectarea lor nedetașabil. Cu termoperepletnyh mașină poate finaliza un număr mare de materiale, precum și să întocmească exemplare individuale. Această variantă este adecvată în special rapoarte, contracte și materiale promoționale trimise prin poștă.

mașină de acest tip de lucru prin utilizarea termokoreshkov de legare și termooblozhek care au diferite culori și mărimi. În funcție de numărul de foi selectate termooblozhka caz o anumită grosime, apoi toate împreună plasate în mașină. Partea interioară a stratului de acoperire de capăt scămoșată adeziv polimeric. Mașina este prevăzută cu un element de încălzire prin care polimerul este topit și toate foile sunt sigilate în strat fierbinte.