Memo - se completează până în conformitate cu cerințele

Fluxul de lucru al oricărei companii este o colecție de lucrări de caracter diferit, sistematizate într-un anumit fel. Unul dintre documentele este o notă.

Caracteristici generale și scopul unui document

Pentru început, trebuie remarcat faptul că memorandumul - un document de lucru, care are caracter informativ și în același timp, o recomandare. Acesta este conceput pentru a oferi manager de întreprindere sau supervizor. Acest document poate fi făcută de orice angajat al companiei , din două motive:

1. La inițiativa salariatului.
2. Pe instrucțiunile din manualul.

În orice caz, această lucrare conține informații detaliate cu privire la întrebările specifice, individuale. De fapt, ea - opinie angajat exprimat în scris. Există cazuri în care decizia șefului de considerațiile pe care trebuie să le cunoașteți subordonații lor despre circumstanțele unui caz. Apoi, angajatul trebuie să facă un răspuns motivat, și în cele din urmă adăuga propria opinie în formă de propuneri și recomandări concrete. Prin urmare, o astfel de notă devine o opinie personală a individului.

A nu se confunda

Fiind acceptat pentru prepararea unui document, trebuie să știți exact ceea ce este necesar pentru a oferi. Unele tipuri de corespondență de afaceri sunt foarte asemănătoare între ele și pot fi ușor confundate. De exemplu, notele de afaceri sunt de trei tipuri: de birou, memorii și explicative. În același timp, există trei diferențe majore, care nu permit unei persoane să facă cunoștință această greșeală între ele. Aceste documente variază:

1. Potrivit destinatarului, adică persoana cărora le sunt destinate. Spre deosebire de oficial, un memorandum explicativ este scris în numele supervizor imediat, iar raportul de personal, în plus, se poate face direct la directorul companiei.

2. Tema și sarcina semantică a informațiilor declarate. explicativ Subiect înțeles direct din titlu. Serviciul este parte a corespondenței de afaceri între diviziunile structurale ale companiei. Memo Subiect pot fi diferite:

• raportarea periodică;
• o singură dată furnizarea de informații cu privire la aspectele relevante.

3. În cazul în care serviciul explicativ și sunt destinate utilizării în cadrul întreprinderii, memoria poate fi atât interne, cât și externe. În primul caz, este proiectat pentru directorii companiei, în timp ce al doilea - la o instanță superioară.

În cazul în care documentul este redactat

Memorandum - este o măsură necesară. Aceasta se face atunci când situația scapă de sub control și a amenințat societatea în probleme serioase. Cu alte cuvinte, situația trebuie să fie critică. În acest moment, angajatul aduce în atenția conducerii și o prezentare detaliată a faptelor cunoscute de el. Acest lucru poate fi o amenințare pentru punerea în aplicare a unui plan sau a obține profitul așteptat. Documentul își propune să atragă atenția managerilor la această problemă și să încerce să stabilească situația. Fiecare specialist în felul său propriu reprezintă rezolvarea situației. În nota el descrie în detaliu versiunea lui și prezintă propriile opinii cu privire la această chestiune. Pentru comoditate, aceste informații se efectuează într-o formă complet gratuit. Acest stil vă permite absolut orice angajat să-și exprime opiniile cu privire la o anumită problemă, unică, fără teama de a nu fi înțeles de către alții.

Cauzele documentului

Există mai multe motive pentru care, deoarece pot fi făcute memo. O probă sau un model unic pentru toate cazurile posibile pentru a face, desigur, posibil. Dar orice motiv specific de a solicita individuale luate modul de expunere. Motivele pot fi foarte diferite:

• fiind întârziat la muncă;
• absenteismului;
• neîndeplinirea obligațiilor;
• conflict între membrii;
• Prezentarea rezultatelor auditului;
• comunicare pentru informații despre greșeala lui;
• o amenințare pentru a efectua sarcini de rutină;
• Informații despre comportamentul inacceptabil al angajatului.

Motivele sunt numeroase și fiecare dintre ele necesită o abordare individuală și proceduri specifice. După ce a primit informații de primă mână, șeful ar trebui să-l investigheze în detaliu și să ia o decizie informată. Este adesea necesar să se obțină informații suplimentare de la alți participanți la această problemă. Ei vor trebui să se supună conducerii de clarificare a acestora cu privire la problemele ridicate.

Dacă cineva are ceva rupt

Anomalii în condițiile de producție - nu sunt mai puțin frecvente. Fără ele, fluxul de lucru și de comunicare între oameni este imposibil. Cel mai frecvent Memorandumul de încălcare a disciplinei muncii. Comportamentul personalului la locul de muncă este întotdeauna ambiguu. Orice abatere de la normele standard, în general, percepută ca fiind inadecvat și atrage după sine penalizarea corespunzătoare. Sancțiunea are dreptul la numai șeful întreprinderii, astfel încât restul personalului, inclusiv supraveghetorul imediat îl poate informa cu privire la ceea ce sa întâmplat și numai pentru a oferi propria versiune a impactului asupra coleg neglijent. Desen algoritm astfel memo după cum urmează.

1. Numele serviciului sau departamentului. Este indicat în partea din stânga sus a foii.
2. Destinația (a capului). Indicat în partea dreaptă sus.
3. Numele documentului. Scris de mai jos cu majuscule, cu o linie roșie.
4. Numărul documentului.
5. întocmirea unui loc.
6. Titlu.
7. Textul documentului: Nume și poziția infractorului, data de încălcare, tipul de încălcare, cauza incidentului, propunerea de recuperare.
8. Poziție, numele și semnătura angajatului care a întocmit documentul.

În cazul în care colegul vinovat

Un memoriu angajatului poate fi supervizor direct sau coleg. Cele mai frecvente motive pentru care se face sunt negative: încălcarea, un delict, comportament neadecvat. În acest caz, notă își propune să stabilească faptul de ceea ce sa întâmplat și pentru a preveni o repetare a fel în viitor. După primirea documentului, managerul trebuie să înțeleagă situația și să ia o decizie. În acest caz, se determină dacă sunt sau nu impuse unui angajat orice sancțiune sau nu. În cazul în care un eveniment negativ a avut loc pentru prima dată, putem restricționa avertizarea și conversație edificatoare. În cazul în care a trecut prin încălcarea sistemului, acesta va fi pedepsit în conformitate cu legislația muncii. Șeful este obligat să impună o viză, care va fi înregistrată această decizie. Rapoartele de personal sunt întocmite pe muncitorii și în alte ocazii. De exemplu, șeful de departament are dreptul de a face o notă directorului de promovare pentru locuri de muncă subordonată diligente sau sarcină bine făcut. Principiul de preparare - la fel, numai textul este pozitiv.

Este dificil de a scrie o notă?

Crearea unei note nu este dificil. probă de scris, dacă este necesar, puteți lua întotdeauna secretar. Prin mâinile sale au trecut multe documente similare. Principalul lucru este de a explica în mod clar esența a ceea ce sa întâmplat. După citirea acestui document, managerul trebuie să aibă o idee clară a ceea ce a vrut să spună compilatorul de „mesajul“. Situația de fapt ar trebui să fie descrise în ordine cronologică, pas cu pas, într-o întreagă imagine luminoasă și apăru clar. De asemenea, trebuie amintit că (sau A5) pentru hârtie poziție de uz intern se face de obicei pe o foaie standard, de format A4. În cazul în care informațiile sunt furnizate în cadrul organizației-mamă, textul ar trebui să fie imprimat pe antetul companiei. Un astfel de document este absolut necesar pentru a da semnătura capului. Ca urmare, acesta va fi semnat de doi reprezentanți ai întreprinderii: prima - compozitor, al doilea - director. Informațiile pot fi confirmate de informații suplimentare. Acestea pot fi furnizate împreună cu documentul de bază în formă de anexe numerotate.

Pentru a face lucrurile bine

Pentru ca informațiile să fie auzit, trebuie să știe cum să scrie o notă. Un astfel de document este format, în general, din trei părți principale.

1. Motivul pentru care a fost motivul pentru scris această notă. Este necesar să se sublinieze în mod clar situația și lista toate faptele cunoscute.
2. Potrivit redactorii cu privire la ceea ce se întâmplă. Este necesar să se analizeze cu atenție situația și va propune decizia sa de a crea probleme.
3. terminale de sinteză și pași specifici.

Informațiile ar trebui să fie posibil să se expună pe scurt și clar, astfel încât atunci când citirea destinatarul nu a pierdut ideea. În caz contrar, faptele pot fi interpretate greșit, iar decizia nu va aduce rezultatele dorite. În textul nu este necesar să-și exprime fanteziile lor, sau să denatureze realitatea. Această tehnică este împotriva regulilor. În cazul în care este necesar, destinatarul însuși ia un interes pentru redactorii să înțeleagă ce sa întâmplat și de a lua o decizie finală.

secvență de acțiuni

Pe exemplu, este posibil să se ia în considerare cazul specific al neîndeplinirii atribuțiilor lor. Un memo angajaților este de supervizor pentru a oferi societății de administrare. Pentru a începe, angajatul este dat timp pentru a corecta greșelile lor. În caz contrar, șeful serviciului relevant , în prezența a trei martori ai actului pe care angajatul nu a îndeplinit sarcina datele propuse. Intrusul trebuie apoi să scrie o explicație în formă corespunzătoare cu motivele.

Angajatul nu poate face acest lucru. În acest caz, el pierde ultima ocazie de a se apăra. Un memorandum explicativ este trimis la cap pentru revizuire. Decizia lui finală, el exprimă sub formă de rezoluții. Informații vine la departamentul de personal pentru pregătirea unui ordin de recuperare. Gradul de pedeapsă se determină în conformitate cu legea. În cazul în care infracțiunea a fost destul de gravă, și, în plus față de repetate, rezultatul poate fi rezilierea contractului de muncă în temeiul articolului relevant.